Unsere NAS’LER berichten aus dem Projektalltag

Auswertungen spielen in Unternehmen eine wichtige Rolle, um die Prozesse und Ergebnisse zu analysieren und dadurch die zukünftigen Entwicklung planbar zu machen.

Auswertungen, seien es Umsatz-, Lagerbestands- oder Projektauswertungen, werden meiner Erfahrung nach auch heute noch viel zu oft in Excel erledigt.
Die Rohdaten werden meist händisch in ein erstelltes Template kopiert, Berechnungen durchgeführt und Grafiken für die nächste Power Point Präsentation erstellt.

Heutzutage gibt es dafür weit bessere Lösungen, die die Daten automatisiert abrufen, sie aufwerten und optisch ansprechend darstellen.
Power BI ist die BI-Lösung, die wir bei unseren Business Central Kunden gerne einführen, um das Reporting zu vereinfachen.

Letztens kam ein Kunde auf uns zu, der gerne Auswertungen zu dem Produktabsatz je Artikelkategorie, Artikel und Monat im Vergleich zum Vorjahr haben wollte, die nach den Wünschen des Kunden in Business Central so nicht vorhanden sind.
Anstatt diese Auswertung mit viel Zeitaufwand als starren Bericht in Business Central zu erstellen, haben ich die Möglichkeiten, die Power BI bietet, vorgestellt.
Ich konnte unseren Kunden schnell von den Vorteilen überzeugen, sodass ich mit dem Einrichten des Power BI Dienstes starten konnte.

Nach den Vorbereitungen in Business Central, um die Daten bereitzustellen, konnte ich in Power BI eine Verbindung zu Business Central herstellen und die gewünschten Tabellen in das Dataset laden.

Damit Power BI die Verbindung von bspw. den Artikeln und den gebuchten Rechnungen nutzen und die verkauften Mengen je Artikelkategorie filtern kann, habe ich zwischen den Tabellen Beziehungen erstellt.

Wenn die Basis für die Auswertungen, also die verknüpften Daten, in den Power BI Dienst hochgeladen sind, kann ich diese als Grundlage für unzählige Berichte nutzen. Kommen später weitere Anforderungen hinzu, für die zusätzliche Daten benötigt werden, die in dem Dataset nicht vorhanden sind, kann ich das Dataset einfach erweitern.

Der nächste Schritt ist das Erstellen des einzelnen Berichtes. Dazu habe ich die Verbindung zu dem Dataset im Dienst mit wenigen Klicks hergestellt und dann die relevanten Felder in meine Auswertungen zusammengeführt. Der große Vorteil ist, dass Power BI durch meine verknüpften Tabellen die Beziehungen analysiert und mir sinnvolle Berechnungen abnimmt. So muss ich für den Absatz einer Artikelkategorie keine Berechnung aller Verkaufsrechnungen durchführen. Dies erledigt Power BI von ganz allein.

Manche Werte, wie die Differenz zwischen den Werten des aktuellen Jahres und des Vorjahres, liefert mir Power BI leider nicht.
Dafür kann ich in Power BI aber Berechnungen, sogenannte Measures, erstellen, die dies berechnen.

Den Vergleich der Jahres- und Monatswerte habe ich einmal tabellarisch und einmal als Säulendiagramm dargestellt. Dadurch kann man auf den ersten Blick über das Diagramm erkennen, wie sich die Absätze in den verschiedenen Jahren entwickelt haben. Genauere Informationen lassen sich in der Tabelle ablesen.

Die Erstellung weiterer Grafiken ist in Power BI schnell gelöst. Durch die Auswahl einer anderen Visualisierung wandelt Power BI bspw. eine Tabelle in ein Kuchendiagramm um.

Ein großer Vorteil von Power BI Berichten sind die unzähligen Filtermöglichkeiten, die bei der Erstellung hinzugefügt werden können und die Auswertungen der Visualisierungen sehr dynamisch machen.

Den Bericht habe ich ebenfalls im Power BI Dienst veröffentlicht, damit Nutzer mit den jeweiligen Berechtigungen Zugriff darauf erhalten.

Zu guter Letzt richtete ich eine automatische Aktualisierung der Daten ein, die das Dataset mehrmals am Tag mit den Daten aus Business Central aktualisiert.

Ich bin schon gespannt, welche Auswertungen demnächst angefragt werden, die ich dann in Power BI ansprechend darstellen darf.

Tobias Wirths

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