Der KI-Assistent, der den Büroalltag verändert
Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern Teil des täglichen Arbeitens. Mit Microsoft Copilot integriert Microsoft seine KI-Plattform direkt in die bekannten Anwendungen von Office 365, Business Central und Dynamics 365. Ziel ist es, Mitarbeitende zu entlasten, Routineaufgaben zu automatisieren und bessere Entscheidungen in kürzerer Zeit zu ermöglichen.
Copilot versteht natürliche Sprache und verwandelt sie in konkrete Aktionen: Er erstellt Berichte, fasst Meetings zusammen, schreibt E-Mails, analysiert Daten oder schlägt Handlungsempfehlungen vor. Die Integration erfolgt nahtlos in den bestehenden Arbeitskontext – ohne Wechsel zwischen Tools oder Datensilos.
Während klassische Automatisierung bisher klare Abläufe benötigte, nutzt Copilot Kontextwissen. Er greift auf Daten aus Outlook, Teams, SharePoint, Business Central oder Dynamics 365 zu und kombiniert sie intelligent. So entsteht ein lernfähiger Assistent, der mit jeder Interaktion besser wird.
Unternehmen profitieren von:
- Effizienzgewinnen durch reduzierte Klickwege und automatisierte Workflows
- höherer Qualität in Kommunikation, Planung und Analyse
- besserer Transparenz durch KI-gestützte Auswertungen und Zusammenfassungen
- Entlastung der Mitarbeitenden, die sich auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren können
Der folgende Artikel zeigt, wie Copilot in den zentralen Microsoft-Anwendungen konkret eingesetzt werden kann – von Office 365 über Business Central bis Dynamics 365.
Office 365 – Smarter arbeiten im täglichen Workflow
1. Kommunizieren wie ein Profi – Copilot in Microsoft Teams
Was er kann:
Copilot erstellt automatisch Meeting-Notizen, To-do-Listen und Entscheidungszusammenfassungen – direkt aus Teams-Chats oder -Besprechungen.
So bleibt dein Team informiert, selbst wenn jemand das Meeting verpasst hat.
Beispiel-Prompt:
„Fasse die wichtigsten Punkte unseres heutigen Sales-Meetings zusammen und erstelle daraus eine To-do-Liste für das Marketingteam.“
2. Ihr Posteingang auf Autopilot – Copilot in Outlook
Was er kann:
Copilot analysiert deinen Posteingang, priorisiert E-Mails, schlägt Antworten im passenden Tonfall vor und kann sogar lange Threads in Sekunden zusammenfassen.
Beispiel-Prompt:
„Zeig mir die wichtigsten ungelesenen Nachrichten von heute und formuliere eine freundliche, aber bestimmte Antwort auf die Anfrage von Müller GmbH.“
3. Der Zahlenflüsterer – Copilot in Excel
Was er kann:
Copilot verwandelt Daten in verständliche Analysen und Trends. Er erkennt Anomalien, schlägt Visualisierungen vor und erstellt Prognosen in natürlicher Sprache – ohne komplexe Formeln.
Beispiel-Prompt:
„Analysiere den Umsatz der letzten sechs Monate und zeige mir, welche Produktgruppen das größte Wachstum hatten. Erstelle dazu ein Balkendiagramm.“
4. Präsentieren mit Wow-Effekt – Copilot in PowerPoint
Was er kann:
Aus Textdokumenten oder Stichpunkten erstellt Copilot in Sekunden professionelle Folien, strukturiert Inhalte logisch und fügt passende Icons oder Bilder hinzu.
Beispiel-Prompt:
„Erstelle eine 5-Folien-Präsentation aus diesem Projektbericht und gestalte sie im Stil unseres Corporate Designs.“
5. Schneller texten – Copilot in Word
Was er kann:
Copilot hilft beim Schreiben, Strukturieren und Überarbeiten von Texten. Ob Geschäftsbericht, Angebot oder Protokoll – er schlägt Formulierungen vor und sorgt für einen professionellen Stil.
Beispiel-Prompt:
„Formuliere diesen Entwurf als professionelles Angebot mit freundlichem, aber verbindlichem Ton. Füge eine kurze Zusammenfassung der Leistungen hinzu.“
Sicherheits-Tipp für Office-365-Nutzer
Achte darauf, dass Copilot nur auf zugelassene Dokumente und Kanäle Zugriff hat.
Mit klar definierten Berechtigungen in SharePoint, Teams und Outlook stellst du sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben – auch beim KI-Einsatz.
Business Central – KI im Finanz- und Projektmanagement
Microsoft Copilot erweitert Business Central um intelligente Automatisierung und datenbasierte Handlungsempfehlungen. Routineaufgaben in Buchhaltung, Einkauf oder Projektsteuerung werden nicht nur beschleunigt, sondern qualitativ verbessert. Copilot versteht Geschäftsdaten im Kontext und liefert präzise Antworten auf natürliche Fragen – ohne manuelles Filtern, Suchen oder Exportieren.
Der Buchhaltungsbeschleuniger – Copilot in Business Central
Copilot schlägt Buchungen vor, erkennt doppelte oder fehlerhafte Einträge und analysiert Abweichungen automatisch. Finanzberichte, Mahnungen oder Zahlungsläufe können auf Knopfdruck vorbereitet werden.
Beispiel-Prompt:
„Erstelle einen Liquiditätsbericht für das 2. Quartal und hebe alle Kunden mit überfälligen Rechnungen hervor.“
Smarte Einkaufsentscheidungen – Copilot im Beschaffungsprozess
Im Einkauf hilft Copilot, Lieferanten zu bewerten, Preisentwicklungen zu erkennen und Bestellvorschläge zu optimieren. Dabei kombiniert er historische Daten, Lieferzeiten und aktuelle Lagerbestände.
Beispiel-Prompt:
„Zeig mir alle Artikel, die innerhalb der nächsten 30 Tage nachbestellt werden müssen, und schlage den günstigsten Lieferanten vor.“
Der Projekt-Coach – Copilot im Aufgabenmanagement
Copilot analysiert Projektstatus, erkennt Risiken und erstellt Fortschrittsberichte. Er kann Projektzeitpläne zusammenfassen, Budgetabweichungen aufzeigen und automatisch Status-Updates für Teams vorbereiten.
Beispiel-Prompt:
„Analysiere den Status des Projekts ‚CRM-Rollout‘ und formuliere eine Zusammenfassung für das Management-Update.“
Integration und Kontrolle
Da Copilot direkt in Business Central integriert ist, arbeitet er mit denselben Sicherheits- und Berechtigungsrichtlinien wie das ERP-System. Unternehmen behalten damit jederzeit Kontrolle über Datenzugriffe und Compliance – ein entscheidender Vorteil gegenüber externen KI-Lösungen.
Dynamics 365 – Copilot als Vertriebs- und Marketingpartner
In Dynamics 365 unterstützt Copilot Vertriebs-, Service- und Marketingteams bei der datenbasierten Arbeit mit Kunden. Der Assistent integriert sich direkt in CRM-Workflows, analysiert Interaktionen und schlägt automatisiert nächste Schritte vor. Damit wird aus reiner Datenerfassung ein aktiver Entscheidungsprozess.
Verkaufen mit Überblick – Copilot im Vertrieb (Dynamics Sales)
Copilot fasst Kundengespräche, E-Mails und Meetings automatisch zusammen und erstellt Aufgabenlisten für die nächsten Schritte im Vertriebsprozess. Darüber hinaus hilft er, Leads zu priorisieren und relevante Kontakte basierend auf Conversion-Wahrscheinlichkeiten zu identifizieren.
Beispiel-Prompt:
„Zeig mir alle offenen Opportunities im dritten Quartal mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit über 70 % und formuliere eine Nachfass-E-Mail für den wichtigsten Kunden.“
Kundenservice mit Persönlichkeit – Copilot in Dynamics Customer Service
Im Kundenservice analysiert Copilot Anfragen, schlägt Antworten vor und verweist auf passende Einträge aus Wissensdatenbanken. Durch die Verknüpfung mit Kommunikationskanälen wie E-Mail oder Chat kann er Supportfälle automatisch kategorisieren und Lösungswege priorisieren.
Beispiel-Prompt:
„Fasse die letzten drei Supportanfragen dieses Kunden zusammen und schlage eine Antwort basierend auf ähnlichen Fällen vor.“
Marketing neu gedacht – Copilot in Dynamics Marketing
Copilot unterstützt Marketingteams bei der Ideenfindung, Segmentierung und Personalisierung von Kampagnen. Er analysiert Zielgruppen, schlägt Content-Themen vor und generiert erste Text- oder Betreffzeilen in markenkonformer Tonalität.
Beispiel-Prompt:
„Erstelle eine personalisierte E-Mail-Kampagne für Bestandskunden, die in den letzten sechs Monaten nicht aktiv waren, und schlage drei Betreffzeilen vor.“
Nahtlose Zusammenarbeit im gesamten Microsoft-Ökosystem
Ein entscheidender Vorteil von Copilot liegt in der Verknüpfung von Dynamics-Daten mit Microsoft 365-Tools. Erkenntnisse aus dem Vertrieb fließen direkt in Teams oder Outlook-Kommunikationen, während Marketingkampagnen auf Echtzeitdaten aus Business Central zugreifen können.
Damit entsteht ein durchgängiger Datenfluss von Lead-Erfassung über Angebot bis Kundenservice – gesteuert durch KI-Unterstützung in natürlicher Sprache.
