Eigene KI-Assistenten erstellen mit Microsoft Copilot Studio

Teil 2 der Blogserie „KI in KMU – Die Copilot-Reihe“

Warum eigene KI-Copiloten für KMU sinnvoll sind

Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr. Immer mehr Unternehmen setzen auf KI-Assistenten, um ihre Mitarbeiter zu entlasten, Routineaufgaben zu beschleunigen und Wissen im Unternehmen besser zu nutzen.

Doch gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) fragen sich oft: Wie können wir selbst davon profitieren – ohne Programmierkenntnisse, ohne riesige Budgets und ohne externe Berater?

Mit Microsoft Copilot Studio ist der Einstieg erstmals wirklich einfach. Die Plattform erlaubt es, eigene digitale Assistenten – sogenannte Copilots – zu erstellen, anzupassen und direkt im Unternehmensalltag einzusetzen.

Was ein Copilot eigentlich ist

Ein Copilot ist ein intelligenter Assistent, der Aufgaben versteht, auf Daten zugreift und eigenständig Aktionen ausführt. Anders als klassische Chatbots kann ein Copilot:

auf Unternehmensdaten zugreifen,
Dokumente analysieren,
Workflows starten oder
direkt mit Microsoft 365-Apps wie Outlook, Teams oder Excel zusammenarbeiten.

Damit wird er zum digitalen Kollegen, der Routinearbeit übernimmt und Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben lässt.

Der Weg von der Idee zum eigenen Copilot

Anwendungsfall erkennen: Beginnen Sie mit einer einfachen Frage: Welche Aufgabe im Alltag wiederholt sich ständig und kostet Zeit? Typische Beispiele: E-Mails sortieren, FAQs beantworten, Statusberichte erstellen oder Kundendaten pflegen.
Copilot Studio öffnen: In Copilot Studio können Sie mit wenigen Klicks einen neuen Assistenten anlegen. Die Oberfläche ist intuitiv, Low-Code-basiert und führt Schritt für Schritt durch den Prozess.
Datenquellen verbinden: Der Copilot kann auf Unternehmenswissen zugreifen, etwa auf SharePoint-Dokumente, CRM-Daten, Excel-Tabellen oder Wissensdatenbanken.
Dialoge und Aktionen definieren: Mit der sogenannten „Maker Control“-Oberfläche erstellen Sie Abläufe: Wenn der Copilot eine Anfrage erhält, welche Daten er benötigt und welche Aktion folgen soll – z. B. eine E-Mail versenden oder ein Ticket anlegen.
Testen und optimieren: Anschließend können Sie den Copilot direkt im Browser oder in Teams testen. Mithilfe der Protokolle erkennen Sie, wo Antworten verbessert oder zusätzliche Datenquellen eingebunden werden sollten.
Veröffentlichen und bereitstellen: Mit einem Klick kann der Copilot veröffentlicht werden – im Microsoft-365-Umfeld, auf der Website, im Kundenportal oder bald auch über den neuen Agent Store.

Tipps für den erfolgreichen Start

Beginnen Sie klein: Wählen Sie einen klaren, eng umrissenen Anwendungsfall.
Arbeiten Sie mit dem Team: Binden Sie die Mitarbeitenden ein, die den Prozess am besten kennen.
Nutzen Sie vorhandene Datenquellen, bevor Sie neue Systeme integrieren.
Lernen Sie aus der Nutzung: Sammeln Sie Feedback und verbessern Sie den Copilot schrittweise.

Datenschutz und Sicherheit im Fokus

Copilot Studio nutzt die Sicherheits- und Compliance-Mechanismen der Microsoft Cloud.

Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten, Identitäten und Zugriffsrechte.

Mit kundenseitig verwalteten Schlüsseln (Customer Managed Keys) und Lockbox-Funktionen ist sichergestellt, dass Daten nicht unbefugt genutzt werden können – ein entscheidender Punkt für alle, die in sensiblen Branchen arbeiten.

Fazit

Eigene digitale Assistenten sind kein Zukunftsthema mehr, sondern ein realistischer Schritt für jedes KMU.

Microsoft Copilot Studio senkt die Einstiegshürde erheblich: Von der ersten Idee bis zum produktiven Einsatz lassen sich einfache Copilots oft innerhalb weniger Tage umsetzen.

Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger Routine und eine spürbare Entlastung im Alltag.