Unsere NAS’LER berichten aus dem Projektalltag

Diverse Excel Listen mit Informationen über SpenderInnen und stundenlanger händischer Aufwand zur Erstellung von Spendenquittungen. All das gehörte zum Alltag einer Stiftung, welche ich auf ihrem Weg in die Digitalisierung begleiten durfte.  

Durch die Einrichtung unserer Business Central App NC365 Spendenbuchhaltung konnte eine Lösung geschaffen werden, welche eine zentrale Verwaltung aller Spendendaten in Business Central ermöglicht. In der damit gekoppelten NC365 Fundraising App lassen sich bequem alle Kontaktdaten der SpenderInnen verwalten und Kampagnen für individuelle Zielgruppen erstellen. Dazu stehen Informationen wie Gesamtspendenbeträge, Zeitpunkte der ersten und letzten Spenden, bevorzugte Kontaktmethoden und selbstverständlich die vollständige Spendenhistorie zur Verfügung.  

Wie das möglich ist? Über die Standardfunktionalitäten von OPplus können Kontoauszüge in Business Central importiert werden. Aus den mitgelieferten Informationen werden bei Buchung der Zahlungseingänge Spendenposten erstellt, welche entweder mit einem neuen Spendenkontakt verknüpft sind oder einem bereits bestehenden Kontakt zugewiesen werden. Die Identifikation eines bereits bestehenden Kontaktes erfolgt dabei vollautomatisch anhand der IBAN. Mit nur wenigen Klicks werden die Zahlungseingänge so als Spenden erkenntlich mit Verknüpfung zum Kontakt auf das hinterlegte Sachkonto gebucht.  

Die Kontaktdaten der SpenderInnen können sowohl in Business Central verwaltet und bearbeitet werden als auch in der NC365 Fundraising App. Jegliche Änderungen werden zwischen beiden Systemen synchronisiert, sodass immer alles auf dem gleichen Stand und keine doppelte Datenpflege mehr nötig ist. Die KollegInnen aus der Finanzbuchhaltung können dadurch genauso Änderungen und Korrekturen vornehmen wie jene aus dem Bereich Fundraising. Um an fehlende Adressdaten der SpenderInnen zu kommen, welche für die Quittungserstellung benötigt werden, lassen sich die betroffenen Spendenkontakte für die 1-Cent-Rücküberweisung markieren. Alle ausgewählten Datensätze werden dann bei der Erstellung von Zahlungsvorschlägen berücksichtigt. Welche Information im Verwendungszweck erscheinen soll, kann dabei selbst definiert werden. Die SpenderInnen erhalten eine Überweisung in Höhe von 1 Cent und entscheiden sich im besten Fall dazu ihre Adressdaten an die Stiftung zu übermitteln, erhalten ihre Quittung und Spenden nochmals.  

Die Erstellung von Spendenquittungen lief zuvor über das manuelle Ausfüllen von Word Vorlagen. Hierzu mussten die relevanten Daten erst mühevoll aus Excel Listen zusammengesucht und anschließend übertragen werden. Bei der Menge an Spenden, welche durch diverse Spendenaktionen zur Unterstützung von KünstlerInnen in Zeiten der Corona Pandemie zusammengekommen ist, ein richtiger Zeitfresser. Die Word Vorlagen konnte ich weiterverwenden und entsprechend integrieren, sodass die Erstellung nun automatisch läuft. Anhand diverser Filterkriterien wird eingeschränkt welche Quittungen zu erstellen sind, danach kann entweder sofort gedruckt oder die generierte PDF-Datei an die Druckerei des Vertrauens übermittelt werden. Auch ein Quittungsversand per Mail ist möglich.  

Darüber hinaus hatte ich die Ehre, die Auszahlung von Stipendien an KünstlerInnen, welche sich beworben hatten, zu automatisieren. Die mehreren tausend per Mail eingegangen Anträge wurden je nach Entscheidung über eine Zu- oder Absage verarbeitet, sodass die AntragstellerInnen eine entsprechende Benachrichtigung erhielten. Im Fall einer Zusage wurden die Stipendiaten in Business Central als Kreditor erfasst und der Auszahlungsprozess angestoßen. Das Postfach füllte sich zügig mit freudigen Dankesnachrichten und die MitarbeiterInnen der Stiftung konnten sich in Ruhe weiter um die Bearbeitung der vielen Anträge kümmern, anstatt jede Zahlung einzeln anzustoßen.

Ich freue mich auf die nächsten Projekte.

Esther Lemmerz

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